國(guó)家标準化管理(lǐ)委員會在2020年第26号公(gōng)告中(zhōng)批準《黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔規範》（以下簡稱《規範》）将于2021年6月1日正式實施。

《規範》根據保留形成原貌、保持有(yǒu)機聯系、保證長(cháng)期可(kě)用(yòng)的原則，對黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)的歸檔流程、元數據要求、歸檔數據組織和歸檔格式等提出了要求，對電(diàn)子公(gōng)文(wén)的收集、整理(lǐ)、移交、接收以及電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔系統功能(néng)要求、歸檔接口要求等作(zuò)出了規定，為(wèi)黨政機關規範開展電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔提供了依據，為(wèi)其他(tā)機關和企業事業單位電(diàn)子文(wén)件的歸檔提供了參考。

該标準的發布填補了我國(guó)在電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔國(guó)家标準領域的空白，完善了黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)系列标準體(tǐ)系。該标準的施行是我國(guó)黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)管理(lǐ)規範化進程中(zhōng)的重要事件，對有(yǒu)效打通黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成、辦(bàn)理(lǐ)、歸檔、保存全流程電(diàn)子化的“最後一公(gōng)裏”，實現電(diàn)子公(gōng)文(wén)僅以電(diàn)子形式歸檔和保存将起到重要的推動作(zuò)用(yòng)。

1 範圍

本标準規定了黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔的總則、歸檔流程、歸檔元數據、歸檔數據組織和歸檔格式要求。本标準适用(yòng)于各級黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)系統産(chǎn)生的電(diàn)子公(gōng)文(wén)的歸檔和處理(lǐ)。其他(tā)機關和企業事業位的電(diàn)子公(gōng)文(wén)的歸檔和處理(lǐ)可(kě)參照執行。

2 規範性引用(yòng)文(wén)件

下列文(wén)件對于本文(wén)件的應用(yòng)是必不可(kě)少的。凡是注日期的引用(yòng)文(wén)件，僅注日期的版本适用(yòng)于本件。凡是不注日期的引用(yòng)文(wén)件，其最新(xīn)版本（包括所有(yǒu)的修改單）适用(yòng)于本文(wén)件。

GB/T 18894—2016 電(diàn)子文(wén)件歸檔與電(diàn)子檔案管理(lǐ)規範

DA/T 22—2015 歸檔文(wén)件整理(lǐ)規則

DA/T 70—2018 文(wén)書類電(diàn)子檔案檢測一般要求

機關文(wén)件材料歸檔範圍和文(wén)書檔案保管期限規定（國(guó)家檔案局令第 8 号）

3 術語和定義

下列術語和定義适用(yòng)于本文(wén)件。

3.1電(diàn)子公(gōng)文(wén) eletronic official document

以數字形式存儲于磁盤、光盤等媒體(tǐ)，依賴計算機系統閱讀、處理(lǐ)并可(kě)在通信網絡上傳輸的公(gōng)文(wén)。【GB/T 33476.1—2016.定義3.1】

3.2電(diàn)子檔案 electronic record

具(jù)有(yǒu)憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電(diàn)子公(gōng)文(wén)及相關信息。

注∶改寫 DA/T 58—2014，定義2.2。

3.3歸檔 archiving

将具(jù)有(yǒu)保存價值且辦(bàn)理(lǐ)完畢的電(diàn)子公(gōng)文(wén)及相關信息經收集、整理(lǐ)并向檔案部門移交的過程。

3.4元數據 mnetadata

描述電(diàn)子公(gōng)文(wén)或電(diàn)子檔案的内容、背景、結構及其管理(lǐ)過程的數據。

注∶改寫 GB/T 18894—2016，定義 3.3。

3.5數字對象 digital object

通過計算機呈現的對象，比如由特定的系統或軟件應用(yòng)程序生成的文(wén)件。

注∶改寫 GB/T 34840.2—2017.定義 3.11。

3.6内容數據 content data

電(diàn)子公(gōng)文(wén)或電(diàn)子檔案中(zhōng)包含的數字對象。

注∶改寫ISO14721；2012，定義1.7.2。

3.7數據組織 data organization

按照一定的規則和方式對數據進行歸并、存儲、處理(lǐ)的過程。

3.8開放式版式文(wén)檔 open fixedlayout document

獨立于軟件，硬件、操作(zuò)系統、輸出設備的版式文(wén)檔格式。

【GB/T 33190—2016，定義3.2】

3.9信息包 information packuge

由内容數據和相關保存描述信息構成的信息整體(tǐ)。

注：改寫DA/T 58—2014，定義 2.8。

3.10歸檔信息包 archiving submission information package

電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門在歸檔時按照要求對電(diàn)子公(gōng)文(wén)及相關信息進行組織并向檔案部門提交的信息包。

3.11封裝(zhuāng) encapsulation

将電(diàn)子公(gōng)文(wén)或電(diàn)子檔案及其元數據作(zuò)為(wèi)一個整體(tǐ)按指定結構打包的過程。

注：改寫DA/T 58—2014，定義 3.12。

3.12數字對象标識 electronic file identifier

一份電(diàn)子檔案中(zhōng)每個文(wén)件的編号。

4 縮略語

下列縮略語适用(yòng)于本文(wén)件。

OFD∶開放式版式文(wén)檔（Open Fixedlayout Document）

XMI ∶可(kě)擴展标記語言（Extensible Markup Ianguage）

5 總則

5.1 開展電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔工(gōng)作(zuò)應遵循保留形成原貌，保持有(yǒu)機聯系、保證長(cháng)期可(kě)用(yòng)的原則。

5.2 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔過程中(zhōng)發生責權交接、數據格式轉變等重大變化時應形成并留存其變化記錄。

5.3 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔時應要求歸檔信息包中(zhōng)不包含非開放的壓縮、加密、簽名(míng)、印章、時間戳等技(jì )術措施，以減少技(jì )術依賴性。

5.4 電(diàn)子公(gōng)文(wén)收集、整理(lǐ)，移交工(gōng)作(zuò)應由電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門完成，檔案部門負責檔案接收并對整個歸檔過程子以必要的業務(wù)指導。

5.5 電(diàn)子公(gōng)文(wén)拟制或辦(bàn)理(lǐ)時應确定是否需要歸檔，歸檔工(gōng)作(zuò)宜采用(yòng)随辦(bàn)随歸方式，向檔案部門移交時間最遲不超過電(diàn)子公(gōng)文(wén)整理(lǐ)完成後的次年6月。

5.6 黨政機關依據《機關文(wén)件材料歸檔範圍和文(wén)書檔案保管期限規定》的要求制定電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔範圍和保管期限表。

6 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔流程

6.1 總體(tǐ)流程

電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔過程從電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門産(chǎn)生電(diàn)子公(gōng)文(wén)開始到檔案部門接收歸檔信息包結束。整個過程可(kě)分(fēn)為(wèi)文(wén)件收集、文(wén)件整理(lǐ)、文(wén)件移交、檔案接收4個環節，共12個步驟，即捕獲、錄人，轉換、組件、編号、封裝(zhuāng)、移交檢測、移交登記、提交、接收檢測、接收登記、接收确認。

6.2 文(wén)件收集

按照電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔範圍的要求，完成電(diàn)子公(gōng)文(wén)及其元數據的收集，收集宜采用(yòng)自動捕獲方式，在無法自動捕獲的情況下也可(kě)手工(gōng)錄人。文(wén)件收集的步驟如下∶

a） 捕獲∶在電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成和辦(bàn)理(lǐ)過程中(zhōng)應随時捕獲拟歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)；電(diàn)子公(gōng)文(wén)元數據應與電(diàn)子公(gōng)文(wén)内容數據一起捕獲；捕獲的電(diàn)子公(gōng)文(wén)及元數據應齊全、完整，保持電(diàn)子公(gōng)文(wén)之間的有(yǒu)機聯系；電(diàn)子公(gōng)文(wén)内容數據應與其形成時保持一緻。

b）錄入∶對于部分(fēn)未進入電(diàn)子公(gōng)文(wén)系統進行流轉的文(wén)件，可(kě)通過文(wén)件掃描并著錄元數據.電(diàn)子公(gōng)文(wén)上傳挂接，脫機數據包導入等方式完成電(diàn)子公(gōng)文(wén)的收集。電(diàn)子公(gōng)文(wén)元數據著錄應滿足第7章的要求。

c） 轉換 ∶電(diàn)子公(gōng)文(wén)捕獲或錄入後，對于不符合歸檔格式要求（見第9章）的電(diàn)子公(gōng)文(wén)應進行格式轉換，以滿足歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)保存和利用(yòng)的需求。

6.3 文(wén)件整理(lǐ)

按照 DA/T 22—2015及文(wén)件整理(lǐ)相關規定對電(diàn)子公(gōng)文(wén)開展整理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。文(wén)件整理(lǐ)的步驟如下∶

a） 組件∶電(diàn)子公(gōng)文(wén)一般以件為(wèi)單位進行整理(lǐ)，件内文(wén)件的構成以及件内文(wén)件排序應符合 DA/T22—2015 的要求；

b）編号∶對完成組件的電(diàn)子公(gōng)文(wén)，按照DA/T22—2015的要求進行分(fēn)類和排序，并編制檔号；

c）封裝(zhuāng)∶将完成組件和編号的拟歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)及其元數據封裝(zhuāng)成歸檔信息包（見第8章）。

6.4 文(wén)件移交

a）移交檢測∶電(diàn)子公(gōng)文(wén)提交歸檔前，電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門應按照DA/T70—2018的要求以及檔案部門的接收要求，對電(diàn)子公(gōng)文(wén)的真實性，完整性，可(kě)用(yòng)性和安(ān)全性等方面進行檢測，檢測合格後方可(kě)提交歸檔；

b）移交登記 ∶電(diàn)子公(gōng)文(wén)提交歸檔過程中(zhōng)，電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門應清點，核實電(diàn)子公(gōng)文(wén)的文(wén)種、 成文(wén)日期、保管期限、件數、大小(xiǎo)等信息，确認無誤後登記《電(diàn)子文(wén)件歸檔登記表》，《電(diàn)子文(wén)件歸檔登記表》見GB/T 18894—2016的表 A.1；

c）提交∶電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門應将歸檔信息包連同《電(diàn)子文(wén)件歸檔登記表》一起向檔案部門提交歸檔。

6.5 檔案接收

檔案部門接收電(diàn)子公(gōng)文(wén)形成或辦(bàn)理(lǐ)部門提交歸檔的電(diàn)子公(gōng)文(wén)，并辦(bàn)理(lǐ)相關接收手續。檔案接收的具(jù)體(tǐ)步驟如下∶

a）接收檢測∶檔案部門接收歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)之前應按照 DA/T70—2018的要求以及其他(tā)相關要求，對歸檔信息包的真實性、完整性、可(kě)用(yòng)性和安(ān)全性等方面進行檢測，對于不符合要求的歸檔信息包予以退回；

b）接收登記∶檔案部門接收歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)時，應清點、核實電(diàn)子公(gōng)文(wén)的文(wén)種，成文(wén)日期、保管期限、件數、大小(xiǎo)等信息，确認無誤後登記《電(diàn)子文(wén)件歸檔登記表》;

c） 接收确認∶檔案部門接收符合要求的歸檔信息包并确認，完成電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔流程。

7 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔元數據要求

7.1 概述

本章規定了描述電(diàn)子檔案的最基本的元數據集合，即元數據基本集。實際工(gōng)作(zuò)中(zhōng)可(kě)根據具(jù)體(tǐ)情況參照 DA/T 46—2009 及相關規範擴充元數據集合。

7.2 元數據基本集

電(diàn)子檔案元數據基本集中(zhōng)的元素及其結構描述見表 1。

8 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔數據組織

8.1 歸檔信息包結構

歸檔信息包中(zhōng)一般包含同一批次歸檔的多(duō)份歸檔電(diàn)子公(gōng)文(wén)，電(diàn)子公(gōng)文(wén)應以 DA/T 22—2015規定的分(fēn)類方式為(wèi)依據進行組織。以采用(yòng)年度一保管期限一機構（問題）三級分(fēn)類方式為(wèi)例，歸檔信息包結構示例見圖 1。

8.2 說明文(wén)件

說明文(wén)件以XMIL文(wén)件方式存放信息包的元數據信息，包括信息包标識，信息包類型、創建者，創建時間、創建環境、存儲位置、

信息包說明等。

示例∶說明文(wén)件的 Schema 定義如下

8.3 電(diàn)子檔案文(wén)件夾

電(diàn)子檔案文(wén)件夾一般以檔号命名(míng)（例如"Z109­WS·2011­Y­BGS­0001"）。文(wén)件夾中(zhōng)存放電(diàn)子檔案内容數據及其元數據，具(jù)體(tǐ)要求如下∶

a）電(diàn)子檔案内容數據按照"檔号"+"­"+"××"（××指隧位件内順序号）的方式命名(míng)，例如"Z109­WS·201­Y­BGS­0001­01.OFD"，包括OFD格式的内容數據以及其他(tā)附屬文(wén)件∶ 1） OFD文(wén)件∶内容數據的主體(tǐ)部分(fēn)，包括文(wén)件處理(lǐ)單和公(gōng)文(wén)主體(tǐ)（包含正本，定稿及曆次修改稿），可(kě)轉換成多(duō)個OFD文(wén)件或合并成一個OFD文(wén)件；2）其他(tā)附屬文(wén)件∶部分(fēn)無法轉換成OFD格式的文(wén)件（比如圖形文(wén)件、音視頻文(wén)件，其他(tā)特殊格式文(wén)件等）可(kě)根據第 9 章要求按照一定順序置于電(diàn)子檔案文(wén)件夾中(zhōng)。

b）電(diàn)子檔案元數據信息應以 XML 文(wén)件方式存放，存在多(duō)個OFD文(wén)件時，元數據文(wén)件獨立存在并按照一定順序置于電(diàn)子檔案文(wén)件夾中(zhōng);存在單個OFD文(wén)件時，可(kě)将元數據文(wén)件嵌入到OFD文(wén)件中(zhōng)（呈現方式參見附錄 E）。

示例∶電(diàn)子檔案元數據的 Schema 定義如下∶

9 電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔格式要求

根據構成文(wén)件内容的數字對象類型的不同可(kě)将電(diàn)子公(gōng)文(wén)分(fēn)成文(wén)件處理(lǐ)單、公(gōng)文(wén)主體(tǐ)，其他(tā)附屬文(wén)件三個部分(fēn)，電(diàn)子公(gōng)文(wén)各組成部分(fēn)的歸檔格式應符合表 2的規定。

表2電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔格式要求

附錄A

（規範性附錄）

電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔系統功能(néng)要求

三個層次說明如下∶

a）形式層∶圖像格式或者版式格式，保持原件的真實性，用(yòng)于将來調閱、利用(yòng)時的顯示。

b）内容層∶文(wén)本格式，抽取文(wén)件中(zhōng)的内容，用(yòng)于将來對電(diàn)子檔案的全文(wén)檢索。

c）元數據殷XML格式，封裝(zhuāng)電(diàn)子檔案元數據，嵌入到OFD文(wén)件中(zhōng)，既可(kě)用(yòng)于檢索，也可(kě)使OFD文(wén)件作(zuò)為(wèi)完整電(diàn)子檔案格式不依賴

于文(wén)件系統、數據庫等運行環境獨立存在。

【 參考文(wén)獻 】

【1】GB/T 29194—2012 電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)系統通用(yòng)功能(néng)要求

【2】GB/T 33190—2016 電(diàn)子文(wén)件存儲與交換格式版式文(wén)檔

【3】GB/T 33476.1—2016 黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)格式規範 第1部分(fēn)∶公(gōng)文(wén)結構

【4】GB/T 33480—2016 黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)元數據規範

【5】GB/T 34840.2—2017 信息與文(wén)獻 電(diàn)子辦(bàn)公(gōng)環境中(zhōng)文(wén)件管理(lǐ)原則與功能(néng)要求 第2部分(fēn)；數字文(wén)件管理(lǐ)系統指南與功能(néng)要求

【6】DA/T 46—2009 文(wén)書類電(diàn)子文(wén)件元數據方案

【7】DA/T 58—2014 電(diàn)子檔案管理(lǐ)基本術語

【8】ISO14721∶2012 空間數據和信息傳輸系統 開放檔案信息系統（OAIS）參考模型（Space data and information transfersystems­Open archival information system（OAIS）一Reference mode）

【9】黨政機關公(gōng)文(wén)處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)條例（中(zhōng)辦(bàn)發〔2012】14 号）

【10】黨政機關電(diàn)子公(gōng)文(wén)處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)辦(bàn)法（中(zhōng)辦(bàn)國(guó)辦(bàn)廳字〔2019〕7 号）

【11】電(diàn)子公(gōng)文(wén)歸檔管理(lǐ)暫行辦(bàn)法（國(guó)家檔案局令第14 号）