《會計檔案管理(lǐ)辦(bàn)法》已經财政部部務(wù)會議、國(guó)家檔案局局務(wù)會議修訂通過,現将修訂後的《會計檔案管理(lǐ)辦(bàn)法》公(gōng)布,自2016年1月1日起施行。

中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)财政部部長(cháng) 樓繼偉

國(guó)家檔案局局長(cháng) 李明華

2015年12月11日 

會計檔案管理(lǐ)辦(bàn)法

　　第一條 為(wèi)了加強會計檔案管理(lǐ),有(yǒu)效保護和利用(yòng)會計檔案,根據《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)會計法》《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》等有(yǒu)關法律和行政法規,制定本辦(bàn)法。

　　第二條 國(guó)家機關、社會團體(tǐ)、企業、事業單位和其他(tā)組織(以下統稱單位)管理(lǐ)會計檔案适用(yòng)本辦(bàn)法。

　　第三條 本辦(bàn)法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中(zhōng)接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務(wù)事項的,具(jù)有(yǒu)保存價值的文(wén)字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電(diàn)子設備形成、傳輸和存儲的電(diàn)子會計檔案。

　　第四條 财政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會計檔案工(gōng)作(zuò),共同制定全國(guó)統一的會計檔案工(gōng)作(zuò)制度,對全國(guó)會計檔案工(gōng)作(zuò)實行監督和指導。

　　縣級以上地方人民(mín)政府财政部門和檔案行政管理(lǐ)部門管理(lǐ)本行政區(qū)域内的會計檔案工(gōng)作(zuò),并對本行政區(qū)域内會計檔案工(gōng)作(zuò)實行監督和指導。

　　第五條 單位應當加強會計檔案管理(lǐ)工(gōng)作(zuò),建立和完善會計檔案的收集、整理(lǐ)、保管、利用(yòng)和鑒定銷毀等管理(lǐ)制度,采取可(kě)靠的安(ān)全防護技(jì )術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可(kě)用(yòng)、安(ān)全。

　　單位的檔案機構或者檔案工(gōng)作(zuò)人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理(lǐ)機構)負責管理(lǐ)本單位的會計檔案。單位也可(kě)以委托具(jù)備檔案管理(lǐ)條件的機構代為(wèi)管理(lǐ)會計檔案。

　　第六條 下列會計資料應當進行歸檔:

　　(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

　　(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資産(chǎn)卡片及其他(tā)輔助性賬簿;

　　(三)财務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度财務(wù)會計報告;

　　(四)其他(tā)會計資料,包括銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他(tā)具(jù)有(yǒu)保存價值的會計資料。

　　第七條 單位可(kě)以利用(yòng)計算機、網絡通信等信息技(jì )術手段管理(lǐ)會計檔案。

　　第八條 同時滿足下列條件的,單位内部形成的屬于歸檔範圍的電(diàn)子會計資料可(kě)僅以電(diàn)子形式保存,形成電(diàn)子會計檔案:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　(一)形成的電(diàn)子會計資料來源真實有(yǒu)效,由計算機等電(diàn)子設備形成和傳輸;

　　(二)使用(yòng)的會計核算系統能(néng)夠準确、完整、有(yǒu)效接收和讀取電(diàn)子會計資料,能(néng)夠輸出符合國(guó)家标準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、财務(wù)會計報表等會計資料,設定了經辦(bàn)、審核、審批等必要的審簽程序;

　　(三)使用(yòng)的電(diàn)子檔案管理(lǐ)系統能(néng)夠有(yǒu)效接收、管理(lǐ)、利用(yòng)電(diàn)子會計檔案,符合電(diàn)子檔案的長(cháng)期保管要求,并建立了電(diàn)子會計檔案與相關聯的其他(tā)紙質(zhì)會計檔案的檢索關系;

　　(四)采取有(yǒu)效措施,防止電(diàn)子會計檔案被篡改;

　　(五)建立電(diàn)子會計檔案備份制度,能(néng)夠有(yǒu)效防範自然災害、意外事故和人為(wèi)破壞的影響;

　　(六)形成的電(diàn)子會計資料不屬于具(jù)有(yǒu)永久保存價值或者其他(tā)重要保存價值的會計檔案。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第九條 滿足本辦(bàn)法第八條規定條件,單位從外部接收的電(diàn)子會計資料附有(yǒu)符合《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)電(diàn)子簽名(míng)法》規定的電(diàn)子簽名(míng)的,可(kě)僅以電(diàn)子形式歸檔保存,形成電(diàn)子會計檔案。

　　第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理(lǐ)機構)按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期将應當歸檔的會計資料整理(lǐ)立卷,編制會計檔案保管清冊。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可(kě)由單位會計管理(lǐ)機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理(lǐ)機構保管。因工(gōng)作(zuò)需要确需推遲移交的,應當經單位檔案管理(lǐ)機構同意。

　　單位會計管理(lǐ)機構臨時保管會計檔案最長(cháng)不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

　　第十二條 單位會計管理(lǐ)機構在辦(bàn)理(lǐ)會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,并按照國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定辦(bàn)理(lǐ)移交手續。

　　紙質(zhì)會計檔案移交時應當保持原卷的封裝(zhuāng)。電(diàn)子會計檔案移交時應當将電(diàn)子會計檔案及其元數據一并移交,且文(wén)件格式應當符合國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定。特殊格式的電(diàn)子會計檔案應當與其讀取平台一并移交。

　　單位檔案管理(lǐ)機構接收電(diàn)子會計檔案時,應當對電(diàn)子會計檔案的準确性、完整性、可(kě)用(yòng)性、安(ān)全性進行檢測,符合要求的才能(néng)接收。

　　第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用(yòng)會計檔案,在進行會計檔案查閱、複制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

　　單位保存的會計檔案一般不得對外借出。确因工(gōng)作(zuò)需要且根據國(guó)家有(yǒu)關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦(bàn)理(lǐ)相關手續。

　　會計檔案借用(yòng)單位應當妥善保管和利用(yòng)借入的會計檔案,确保借入會計檔案的安(ān)全完整,并在規定時間内歸還。

　　第十四條 會計檔案的保管期限分(fēn)為(wèi)永久、定期兩類。定期保管期限一般分(fēn)為(wèi)10年和30年。

　　會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。

　　第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦(bàn)法附表執行,本辦(bàn)法規定的會計檔案保管期限為(wèi)最低保管期限。

　　單位會計檔案的具(jù)體(tǐ)名(míng)稱如有(yǒu)同本辦(bàn)法附表所列檔案名(míng)稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦(bàn)理(lǐ)。

　　第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新(xīn)劃定保管期限;對保管期滿,确無保存價值的會計檔案,可(kě)以銷毀。

　　第十七條 會計檔案鑒定工(gōng)作(zuò)應當由單位檔案管理(lǐ)機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

　　第十八條 經鑒定可(kě)以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

　　(一)單位檔案管理(lǐ)機構編制會計檔案銷毀清冊,列明拟銷毀會計檔案的名(míng)稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等内容。

　　(二)單位負責人、檔案管理(lǐ)機構負責人、會計管理(lǐ)機構負責人、檔案管理(lǐ)機構經辦(bàn)人、會計管理(lǐ)機構經辦(bàn)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(三)單位檔案管理(lǐ)機構負責組織會計檔案銷毀工(gōng)作(zuò),并與會計管理(lǐ)機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列内容進行清點核對;在會計檔案銷毀後,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名(míng)或蓋章。

　　電(diàn)子會計檔案的銷毀還應當符合國(guó)家有(yǒu)關電(diàn)子檔案的規定,并由單位檔案管理(lǐ)機構、會計管理(lǐ)機構和信息系統管理(lǐ)機構共同派員監銷。

　　第十九條 保管期滿但未結清的債權債務(wù)會計憑證和涉及其他(tā)未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷,電(diàn)子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為(wèi)止。

　　單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中(zhōng)列明。

　　第二十條 單位因撤銷、解散、破産(chǎn)或其他(tā)原因而終止的,在終止或辦(bàn)理(lǐ)注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定處置。

　　第二十一條 單位分(fēn)立後原單位存續的,其會計檔案應當由分(fēn)立後的存續方統一保管,其他(tā)方可(kě)以查閱、複制與其業務(wù)相關的會計檔案。

　　單位分(fēn)立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商(shāng)後由其中(zhōng)一方代管或按照國(guó)家檔案管理(lǐ)的有(yǒu)關規定處置,各方可(kě)以查閱、複制與其業務(wù)相關的會計檔案。

　　單位分(fēn)立中(zhōng)未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務(wù)相關方保存,并按照規定辦(bàn)理(lǐ)交接手續。

　　單位因業務(wù)移交其他(tā)單位辦(bàn)理(lǐ)所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務(wù)單位可(kě)以查閱、複制與其業務(wù)相關的會計檔案。對其中(zhōng)未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務(wù)單位保存,并按照規定辦(bàn)理(lǐ)交接手續。

　　第二十二條 單位合并後原各單位解散或者一方存續其他(tā)方解散的,原各單位的會計檔案應當由合并後的單位統一保管。單位合并後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

　　第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦(bàn)理(lǐ)竣工(gōng)财務(wù)決算後及時移交,并按照規定辦(bàn)理(lǐ)交接手續。

　　第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦(bàn)理(lǐ)會計檔案交接手續。

　　移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名(míng)稱、卷号、冊數、起止年度、檔案編号、應保管期限和已保管期限等内容。

　　交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列内容逐項交接,并由交接雙方的單位有(yǒu)關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦(bàn)人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名(míng)或蓋章。

　　電(diàn)子會計檔案應當與其元數據一并移交,特殊格式的電(diàn)子會計檔案應當與其讀取平台一并移交。檔案接受單位應當對保存電(diàn)子會計檔案的載體(tǐ)及其技(jì )術環境進行檢驗,确保所接收電(diàn)子會計檔案的準确、完整、可(kě)用(yòng)和安(ān)全。

　　第二十五條 單位的會計檔案及其複制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國(guó)家有(yǒu)關規定執行。

　　第二十六條 單位委托中(zhōng)介機構代理(lǐ)記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中(zhōng),明确會計檔案的管理(lǐ)要求及相應責任。

　　第二十七條 違反本辦(bàn)法規定的單位和個人,由縣級以上人民(mín)政府财政部門、檔案行政管理(lǐ)部門依據《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)會計法》《中(zhōng)華人民(mín)共和國(guó)檔案法》等法律法規處理(lǐ)處罰。

　　第二十八條 預算、計劃、制度等文(wén)件材料,應當執行文(wén)書檔案管理(lǐ)規定,不适用(yòng)本辦(bàn)法。

　　第二十九條 不具(jù)備設立檔案機構或配備檔案工(gōng)作(zuò)人員條件的單位和依法建賬的個體(tǐ)工(gōng)商(shāng)戶,其會計檔案的收集、整理(lǐ)、保管、利用(yòng)和鑒定銷毀等參照本辦(bàn)法執行。

　　第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民(mín)政府财政部門、檔案行政管理(lǐ)部門,新(xīn)疆生産(chǎn)建設兵團财務(wù)局、檔案局,國(guó)務(wù)院各業務(wù)主管部門,中(zhōng)國(guó)人民(mín)解放軍總後勤部,可(kě)以根據本辦(bàn)法制定具(jù)體(tǐ)實施辦(bàn)法。

　　第三十一條 本辦(bàn)法由财政部、國(guó)家檔案局負責解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日财政部、國(guó)家檔案局發布的《會計檔案管理(lǐ)辦(bàn)法》(财會字〔1998〕32号)同時廢止。

　　附表：1.企業和其他(tā)組織會計檔案保管期限表

　　2.财政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表